Shownotes

Nếu bạn nghe tập podcast này vào ngày ra mắt, 31 tháng 10 thì Chúng ta chỉ còn 61 ngày nữa là đi hết năm 2021. Con số 61 này chắc cũng khiến nhiều người chột dạ, không tránh được những hoan mang, lo lắng. Mình tin là có nhiều người cũng gặp khó khăn để thực hiện những kế hoạch sau một thời gian dịch bệnh.

Ý tưởng tập podcast này tới vì mình cần phải lên kế hoạch và sắp xếp thời gian triển khai để đạt được một số mục tiêu mà mình đã định sẵn. Nếu bạn cũng cần lên kế hoạch thì hãy làm cùng mình nhé!

Bước 1: Đánh giá những mục tiêu

Nếu bạn là một Multipotentialite như mình thì chắc chắn rất dễ bị quá tải với khối lượng công việc. Mỗi vị trí bạn đang làm đều có một mục tiêu riêng dành cho cuối năm, hoặc các bạn sinh viên thì chắc đang dồn dập nhiều môn thi. Bạn có đang gặp vấn đề về sắp xếp thời gian và lên kế hoạch để hoàn thành những mục tiêu của năm nay?

Để đánh giá và nhìn nhận những kế hoạch thì cách tốt nhất chúng mình cần làm là viết hết chúng ra.

Viết ra hết những gì đang có trong đầu để nhìn rõ hơn tính khả thi của những mục tiêu này và chỉ ra thứ tự ưu tiên, nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian hơn? công việc nào cần làm xong trước? Khi viết ra bạn cũng có thể đánh giá và nhìn rõ hơn, có một cái nhìn chung, tổng quan để sắp xếp thời gian, lên kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ của mình.

Những đề mục lớn mình đã viết ra:

Danh sách 1

• Lên danh sách những vị trí/dự án mà bạn đang làm: Đây là những công việc bất di bất dịch, bạn sẽ không có lựa chọn không làm nó. Đây là danh sách của những nhiệm vụ cần ưu tiên.
  • Ghi gạch đầu dòng những đầu việc lớn. Với mình là 2 kênh podcast; 1 cộng đồng podcast; 1 dự án mà mình mới bắt tay vào làm và phải hoàn thành vào đầu năm sau hoặc cuối tháng 12 càng tốt; đi dạy Pilates; thi bằng chứng chỉ Pilates vào tháng 12 (cập nhật: mình book lịch thi muộn nên phải chờ ngày của năm sau).
• Vẫn trong danh sách này, ghi những cột mốc nào hay mục tiêu nào mà bạn muốn hoàn thành trong năm nay. Nên xác định càng rõ càng tốt và nó phải là những việc xảy ra 1 lần, chấm dứt ngay ở thời điểm cuối năm, không có tính tiếp nối. Ví dụ: thi lấy bằng và dự án có thỏa thuận hoàn thành từ trước đó.
• Sau đó nhìn lại nó với những dự án ở trên để sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và lịch deadline.

Để cái danh sách đó sang một bên để phục vụ cho phần sau: lên kế hoạch.

Danh sách số 2

Nếu danh sách trên ghi lại những gì mình đang làm và cần phải làm thì danh sách tiếp theo là những dự án mình muốn làm, hoặc có ý định làm, hay thậm chí đã triển khai rồi nhưng chưa thực sự bắt tay vào thực thi nó. Những công việc này có thể là một dự án làm thêm mà vì nhiều lí do bạn chưa làm được nhưng vẫn cứ nghĩ về nó và cảm thấy tội lỗi nếu không làm.

Ví dụ của mình:

• 1 kênh vodcast dạng game
• 1 khóa học dạy làm podcast cho người viết

Danh sách số 3

Những điều mình vẫn luôn trì hoãn và lí do vì sao bạn chưa bắt tay thực hiện

• Với mình đó là 1 kênh youtube về dạy Pilates. Lí do của mình: Mình chưa tự tin trước camera và khả năng edit video. Việc chưa có đủ thiết bị cũng khiến mình e ngại về chất lượng đầu ra. Thêm vào đó, việc dạy bằng video theo mình khá giống như là đang biểu diễn, không sát với mong muốn về định hướng dạy của mình.

Danh sách số 4

• Danh sách này giúp bạn phân định rõ mục tiêu và các thói quen muốn xây dựng.
• Những Thói quen và sở thích mà mình muốn làm: trở thành một morning person không phải là mục tiêu mà là xác định thói quen và nếp sinh hoạt mới. Đặt chuông báo thức lúc 6:30 sáng là một nhiệm vụ, mục tiêu là dậy ngay khi chuông reo còn nếp sinh hoạt là giờ ăn tối và giờ đi ngủ phải phù hợp để đảm bảo thói quen mới này.
  Hoặc nếu bạn có mục tiêu là học một ngôn ngữ mới hay học nhạc cụ thì mục tiêu sẽ là đăng ký lớp học, mua 1 quyển sách để học đàn hay tải 1 cái app rồi lên kế hoạch thời gian cho thói quen học.
• Nhìn nhận như vậy sẽ giúp giảm danh sách mục tiêu, giúp chúng ta giảm bớt áp lực.

Bước 2: Đánh giá các dự án trước khi lên kế hoạch

Sau khi có 4 danh sách trên, chắc hẳn bạn đã thấy đầu óc minh mẫn hơn, bớt rối bời hơn và phần nào hình dung được lượng thời gian ước tính cần dành cho các dự án của mình. Vì thế bước tiếp theo là xác định thời gian thực hiện.

Xác định lượng thời gian yêu cầu cho mỗi dự án

Số tuần chúng ta còn là 08 tuần 05 ngày, tương ứng với 1464 giờ. Tất nhiên số giờ này sẽ bị san sẻ vào với những thứ khác như là 8 tiếng ngủ mỗi ngày, thời gian di chuyển, ăn uống, thời gian cho gia đình mỗi ngày. Bạn hãy liệt kê để tìm được quỹ thời gian của mình.

• Sắp xếp theo danh sách ưu tiên của chúng ta, nếu công việc có thời gian định sẵn như là các giờ lên lớp, tới chỗ làm hay nếu wfh thì cần bao nhiêu tiếng mỗi tuần để họp giao ban, họp nhóm. Sau đó lên một khối lượng thời gian tương ứng cần phải làm cho mỗi dự án. Đặc biệt mình là người làm việc tự do nên nếu không lên thời gian yêu cầu này thì sẽ rất dễ bị mất cân đối trong việc phân bổ thời gian cho các công việc ưu tiên.
• Bản thân mình dùng ứng dụng kiểm tra thời gian Clockify trên trình duyệt nên nó sẽ báo cáo tổng thể lại trong tuần mình dành bao nhiêu giờ cho mỗi công việc, rất tiện cho việc đánh gía và kiểm soát thời gian.

Học cách tối giản các dự định

Khi phân tích khối lượng công việc dựa trên số giờ yêu cầu với thứ tự ưu tiên, trong trường hợp bạn thấy không đủ thời gian cho tất cả những việc trong 4 danh sách thì hãy trả lời câu hỏi sau:

Nếu chỉ được chọn làm một việc duy nhất theo đúng kế hoạch thì đó là việc gì?

Việc về đích này có lợi ở chỗ nó cho chúng ta cảm giác cấp bách để biết mình cần cái gì, nên từ bỏ cái gì, có điều gì có thể làm về lâu dài chứ không nhất thiết phục vụ cho mục đích quan trọng của năm nay. Hãy cho phép mình đóng lại những dự định, kế hoạch không hoàn toàn cần thiết vì chúng sẽ lấy đi của bạn thời gian quý giá cho những điều ý nghĩa hơn.

Chắc hẳn danh sách số 3 sẽ là những đầu việc đầu tiên chúng ta cần loại bỏ. Nếu như nó thực sự quan trọng và cần thiết thì chúng ta đã bắt tay vào làm rồi.

Bước lên kế hoạch cụ thể

Dùng Google Calendar để Time-blocking

• Sau khi tính thời gian thì hãy dùng Google Calendar để sắp xếp thành các khối thời gian cố định cho từng việc.
  • Cân nhắc thời gian làm việc chung và thói quen của bạn để xác định đặt nó vào khoảng thời gian phù hợp.
  • Bạn cũng nên quan tâm tới việc Quản trị năng lượng thay vì thời gian để sắp xếp thời gian làm việc cho hiệu quả. Như bản thân mình không phải là một morning person nên nếu tập dậy sớm mà chọn phương án “Kill the frog” – nghĩa là xử lý những việc nặng nhất trong ngày trước là hoàn toàn không phù hợp. Mình sẽ không sắp xếp các nhiệm vụ đòi hỏi tính sáng tạo mà thay vào đó là các giờ học thụ động. Ví dụ: mình xếp lịch học lý thuyết vào buổi sáng, sau 2h học lý thuyết là 1h tự tập Pilates rồi đi tắm là tỉnh táo! Còn buổi chiều sẽ là các dự án sáng tạo nội dung.
  • Tham khảo podcast về Quản trị năng lượng thay vì thời gian: Hiểu mình để quản lý thời gian cá nhân hiệu quả
• Dùng tính năng Goals trong Google calendar như một habit tracker.
• Mình cũng dùng tính năng Tasks như 1 dạng to-do list, tạo thành các nhóm theo từng đầu mục công việc lớn. Ngoài ra dưới những sự kiện hay nhiệm vụ này, mình để đường link Notion (nếu có) trong phần mô tả.
• Bạn có thể đặt các Thông báo để Google calendar nhắc bạn hoàn thành công việc.

3 gợi ý giúp bạn tăng năng suất khi thực hiện kế hoạch

1. Ghi lại và chia sẻ nếu muốn về quá trình bạn đi tới điểm hoàn thành những mục tiêu của mình.
   • Thời điểm tháng 3 vừa rồi mình ra quyết định là phải ra mắt kênh podcast thứ 2 tên là Làm Podcast và số đầu tiên phải lên sóng vào đầu tháng 5. Mình đã quay lại, ít nhất là 1 lần 1 tuần về quá trình này. Lúc đó mình nghĩ quay lại để sau này chia sẻ với mọi người về quá trình mình cho ra một tập podcast mới. Dù mình quyết định không đăng video nữa nhưng không thể phủ nhận việc ghi hình này chẳng khác gì một người bạn đang bên cạnh đốc thúc tiến độ của mình.
2. Hai là, bổ sung thời gian nghỉ ngơi vào thời gian biểu.
   Nhưng lúc mình càng bận thì lại càng cần những thời gian này để đầu óc được mình mẫn. Đây là những lúc mình tách bản thân ra khỏi công việc, gọi là “không làm gì”.
   • Nó có thể là 10 phút giữa giờ làm việc căng thẳng, đứng dậy đi tưới cây, chơi với mèo. Thậm chí có lúc là cả một buổi sáng thứ 7, khi mà mình chỉ dạy 1h rồi đi chợ ngoài trời, ăn sáng ở ngoài với anh chồng.
3. Lên kế hoạch cho những hoạt động thể chất.
   Không phải vì mình là người dạy thể dục mà mình khuyến khích bạn như vậy mà vì những tác dụng rõ rệt của việc tập luyện tới năng suất làm việc và sự tỉnh táo của trí óc.
   • Hoạt động thể thao giúp làm giảm sự mệt mỏi và tăng mức năng lượng của chúng ta thông qua việc tăng endorphine. Không chỉ giúp chúng mình vui vẻ hơn, giảm stress, endorphine cũng hỗ trợ rất nhiều cho khả năng tập trung.
   • Hoạt động thể chất cũng giúp bạn có rất ngủ tốt để có đủ năng lượng và tỉnh táo cho những ngày làm việc căng thẳng.
   • Bạn có thể chọn bất cứ một bộ môn thể thao nào phù hợp với mình và cố gắng thực hiện nó dù chỉ 30 phút mỗi lần thôi.

Dù không còn nhiều thời gian nữa, nhưng mình mong bạn không vì thế mà căng thẳng và đặt nhiều sức ép lên bản thân. Chúc bạn sẽ đạt được những gì mình muốn và có một năm 2021 thật đáng nhớ!