Nhờ các bình luận và tin nhắn trên Facebook page, mình nhận ra đây là nội dung cấp bách nhất mà mọi người muốn nghe chia sẻ của mình trên podcast. Nhưng với chủ đề này mình có nhiều đề mục ý tưởng để trao đổi với mọi người lắm nên sẽ dành ra một series podcast với những nội dung khác nhau, mong rằng sẽ khiến bạn dễ dàng theo dõi và tìm lại để nghe lúc cần.

Tập đầu tiên trong chuỗi podcast này có ý nghĩa tiên quyết để bạn có thể áp dụng được các chiến thuật và cách thức hay sử dụng các công cụ để quản lý thời gian.

Trước khi muốn quản lý một thứ gì thì chúng ta nên hiểu thứ mà chúng ta đang quản lý trước.

Những thứ chúng ta tạo ra theo thời gian được phụ thuộc vào 02 biến số là ta và thời gian. Nhưng thời gian là một biến cố định: mỗi ngày mỗi người chỉ có 24 giờ, không ai hơn ai cũng chả ai kém ai cả. Vậy hiệu suất hay số lượng những điều mình tạo ra theo thời gian phụ thuộc vào chính chúng ta mà thôi. Trong tập đầu tiên này mình muốn bạn hãy dựa trên 4 đề mục để hiểu được bản thân mình và hiểu được thời gian của mình để quản lý thời gian cá nhân một cách hợp lý nhất.

1. Nhận diện ‘Quỹ thời gian’ bạn có

Quỹ thời gian này có thể hiểu như số tiền bạn có thể bỏ ví sau khi lấy tất cả thu nhập của mình trừ đi các chi tiêu không thể tránh được (tiền nhà, tiền đóng học, tiền mua gạo, tiền biếu bố/mẹ/vợ,…) Đó là số tiền bạn có thể chi tiêu cho mình cũng giống như số thời gian mà bạn còn lại mỗi ngày sau khi trừ đi thời gian dành cho các công việc cố định.

Việc xác định được quỹ thời gian theo cách này bạn sẽ nhận ra được những điểm sau:

• Quỹ thời gian của mỗi người là khác nhau, vì thế không nên gán ghép việc làm của người này lên người kia;
• Phải đo được lượng thời gian cần dùng cho các hoạt động khác nhau để chọn việc nào dành đầu tư thời gian để tránh các công việc bị đè, chồng lên nhau.

2. Xác định giá trị và thứ tự ưu tiên để đầu tư thời gian

Về thứ tự ưu tiên thì chắc hẳn ai cũng biết rồi nhưng không mấy khi chúng ta nghĩ đến giá trị của các việc hay hoạt động ta muốn làm có thể mang lại cho cuộc sống của mình. Chính vì không xác định giá trị như thế mà chúng ta dễ dàng nhồi nhét các công việc và ép tất cả vào trong quỹ thời gian hạn hẹp. Cuối cùng là chúng ta làm rất nhiều thứ nhưng lại không thực hiện được chúng đến nơi đến chốn.

Không xác định giá trị của các hoạt động để đầu tư thời gian sẽ dẫn đến cảnh không phân bổ được thời gian hợp lý để đạt được mục tiêu quan trọng do đã dành thì giờ vào những thứ không có đích đến hay ý nghĩa với cuộc sống của bạn.

Trước khi quyết định chọn một mối đầu tư nào, hãy hình dung rằng liệu bạn có muốn thêm nó vào hoạt động mỗi ngày như một thói quen không? bạn thực hiện nó để làm gì, đích đến là gì? Khi đạt được đích đến đó ta sẽ cảm thấy như thế nào? Sau khi hình dung, nếu bạn cảm thấy có cảm hứng và thấy món đầu tư này quả là có ý nghĩa với cuộc sống của bạn ở thời gian hiện tại thì sự tưởng tượng này sẽ tạo thêm động lực cho bạn để bắt tay vào thực hiện. Ngược lại nếu bạn thấy việc này không hoặc chưa thể mang thêm ý nghĩa gì cho bạn thì hãy chọn việc khác có giá trị lớn hơn, thứ tự ưu tiên cao hơn mà đầu tư thời gian.

3. Quản lý năng lượng thay vì thời gian

Vì ta mới là biến thay đổi trong công thức của kết quả sử dụng thời gian cho nên muốn đạt được hiệu quả tốt thì phải nhìn nhận ra yếu tố ảnh hưởng tới hiệu năng của chúng ta. Mình đánh giá yếu tố này là “năng lượng”.

Quản lý năng lượng dựa trên  thời gian

Nếu bạn là ‘ong sớm’ trong bài hát “Chị ong nâu và em bé” thì lời khuyên dậy sớm để làm nhiều việc có thể áp dụng với bạn. Tuy nhiên nếu lời khuyên này mà dành cho các con ‘cú đêm’ có đặc tính làm việc vào ban đêm thì lại vô tình làm con cú chết đói vì không có sức mà săn mồi.

Dưới đây là Infographic của Đại học Syracuse chỉ ra phân bổ thời gian theo mức năng lượng của người thuộc nhóm ‘early birds’ và ‘night owls’:

Quản lý năng lượng dựa trên  không gian

Mỗi người có xu hướng làm việc tốt hơn và có cảm hứng hơn khi ở những không gian khác nhau. Ví dụ một số người thích ra quán cà phê làm việc nhưng có người lại tìm thấy nhiều cảm hứng sáng tạo hơn khi ngồi trong gian bếp.

Bản thân mỗi người lại có những sở thích khác nhau để thực hiện các công việc trong ngày. Ví dụ như nghe nhạc khi làm việc này nhưng lại phải thật yên tĩnh khi làm việc khác. Có thể ngồi trong bếp để viết blog nhưng phải ra quán cà phê để lấy ý tưởng lập outline.

***Lời khuyên: Hãy ghi lại vào một cuốn sổ hay trên điện thoại các thời gian và địa điểm ngay khi bạn thực hiện một công việc với kết quả tốt. (Có thể thời gian và địa điểm sẽ bị thay đổi nhưng đó là lí do chúng ta cần có sự quản lý.)

4. Đầu tư thời gian vào những việc tiếp thêm năng lượng cho bạn

Cuộc sống của chúng ta chỉ vào một quỹ đạo hiệu quả nếu có những thói quen cụ thể trong đó, những điều chúng ta làm mà không cần phải cố gắng. Trong danh sách to-do list mỗi ngày, việc bổ sung thói quen tốt để tiếp năng lượng là điều không thể bỏ qua.

“Sharpen your saw”  là thói quen thứ 7 trong cuốn ‘7 habits of highly effective people’ bởi tiến sỹ Dr. Stephen R Covey.

Thói quen này nhấn mạnh rằng bạn cần phải cân bằng cuộc sống và dành thời gian cho những việc tái tạo và tiếp thêm năng lượng cho mình.

Đây là 4 điều mình tự rút ra cho bản thân, có thể chúng sẽ không hoàn toàn đúng vì chẳng dựa trên những kết quả khoa học hay được mang y nguyên từ sách vở. Bạn nghĩ sao về những ý kiến này? Hãy gửi bình luận phản hồi để mình đưa ra những nội dung hợp lý hơn trong các phần tiếp theo của chuỗi bài này trên podcast nhé!