Chắc hẳn bạn cũng sẽ đồng ý rằng để quản lý thời gian của mình chúng ta cần phải hiểu mình đang dùng thời giờ của mình vào những đâu, phải theo dõi giống như theo dõi chi tiêu vậy để có thể không phí phạm và có thêm thời gian trong ‘quỹ thời gian’ cá nhân mà mình đã nói tới ở phần đầu của tập đầu tiên trong series quản lý thời gian hiệu quả này.  
Và để theo dõi cách chúng ta sử dụng thời gian thì mình muốn bạn thực hiện 2 lịch tuần trong đó ghi lại hoạt động của bạn từ khi ngủ dậy tới lúc bạn đi ngủ buổi đêm theo khung thời gian là 30 phút.
Lịch thứ nhất là thời gian biểu lý tưởng nơi bạn viết ra những việc bạn muốn làm. Còn lịch thứ hai, ngược lại là thời gian biểu thực tế, đơn giản là ghi chép lại chính xác những việc bạn đã làm. Nếu trí nhớ bạn đủ tốt thì bạn có thể ghi lại tuần vừa rồi hoặc chúng ta có thể thực hiện 2 lịch trình này bắt đầu từ hôm nay.
Bạn có thể sử dụng bảng tính 30 phút có tên là 168 Hours Time Management Spreadsheet  hoặc Google calendar, excel hay viết tay. 

168 hours (168 giờ) là một phương thức và cũng là tên cuốn sách của Laura Vanderkam – cô này là tác giả, diễn giả và host của 2 podcasts. Những cuốn sách và bài nói về quản lý thời gian của người phụ nữ này được tin cậy hơn vì bên cạnh duy trì sự nghiệp thành công cô ý còn là mẹ của 4 đứa con!!! 

Sau khi bạn hoàn thành được 2 lịch này, hãy so sánh sự khác nhau của chúng? liệu có những việc bạn đã dự đoán thời gian thực hiện nó sai so với thực tế không? có những việc nào bạn đã làm/không làm so với lịch lý tưởng? 

Phương thức bể cá lý tưởng

Giờ thì hãy để cái lịch lý tưởng sang một bên, mình muốn bạn nhìn vào cái lịch thực tế và làm 2 việc này.

1 là nhận diện các con cá lớn, những công việc nào bạn dành thời gian nhiều nhất trong tuần. kể cả việc lướt Facebook 15 phút mỗi lần, vài lần mỗi ngày cũng phải ghi lại. Khi biết được các con cá lớn rồi, nếu phải phân loại chúng thành 3 loại: sự nghiệp/hoặc công việc, các mối quan hệ quan trọng và bản thân thì có bao nhiêu con cá lớn thuộc 3 nhóm này, có con cá lớn nào lạc đàn không và nó là gì?

Việc thứ 2 là nhóm các con cá nhỏ nếu chúng có tính chất giống nhau tương ứng với các việc nhỏ không tốn nhiều thời gian nhưng na ná giống nhau như trả lời email, tin nhắn, nghe điện thoại,…

Tips 1: Nhóm các công việc để xử lý cả cụm

Tip đầu tiên để tăng quỹ thời gian là nhóm các công việc giống nhau và xử lý theo cả cụm.
Trừ những người mà công việc chính của họ là giao tiếp và trả lời email hay thực hiện các cuộc gọi thì đa phần mọi người đều đang để các thông báo email, tin nhắn mới hay cuộc gọi bất chợt gián đoạn và làm sao nhãng những nhiệm vụ quan trọng hơn. Có bao nhiêu tin nhắn bạn nhận trong ngày và bao nhiêu trong số đó đáng phải trả lời ngay lập tức, biết bao nhiêu lần điện thoại bạn hết pin, lúc bật lên có hàng trăn thông báo mà bạn vẫn sống ngon lành. Với các cuộc điện thoại cũng vậy. Vì thế thay vì rải rác làm các công việc này suốt cả ngày và nhận cái kết là tốn nhiều thời giờ cho chúng, hãy lên 1 khoảng thời gian nhất định ví dụ là 2 giờ để xử lý tất cả email, tin nhắn quan trọng và các cuộc gọi (nhỡ).

Một gợi ý cho bạn là sử dụng tiện ích Right Inbox cho Gmail để lên lịch gửi thư và nhắc kiểm tra các email quan trọng. 

Một cách để có thêm thời gian mỗi ngày nữa là Meal prep! Đa phần mình thấy nấu cơm tốn thời gian chuẩn bị nhiều hơn là nấu nên nếu đã có sẵn rồi thì công việc nấu nướng nhẹ hơn rất nhiều. Chưa kể đi chợ 1 lần không chỉ tiết kiệm thời gian đi chợ mà cả tiết kiệm được tiền: không mua sắm thường xuyên đỡ bị mua thừa thãi lại còn bảo vệ môi trường do đi chợ ít lần hơn sẽ sử dụng ít các bao bì đóng gói hơn.

Tips 2: Declutter – Delegate – Control (Dọn dẹp – Uỷ thác – Kiểm soát)

Declutter – Dọn dẹp là khái niệm quá quen thuộc trong chủ nghĩa tối giản rồi. Nếu phải loại bỏ các công việc trong lịch trình của bạn chỉ còn 5 việc, 3 việc, 1 việc thì bạn sẽ giữ lại việc nào?Bạn sẽ nhận ra có những việc bạn đang dành thời gian cho chúng dù chúng chẳng mang nhiều ý nghĩa. 

Đừng mất thời gian cho những việc bạn không muốn làm. Nên nhớ thời gian là cuộc đời của bạn, mất kiểm soát thời gian cũng là đặt cuộc đời của bạn trong tay của người khác.

Để dám bỏ đi những công việc trong danh sách thì chúng ta cần sự dũng cảm để dám làm theo ý mình và dám đối diện với những hậu quả trước mắt. Nhưng có những việc chỉ xảy ra trong khoảng thời gian ngắn nhưng nếu ta không dám nỗ lực làm theo cái mình tin là đúng thì hậu quả là cả một phần cuộc đời chúng ta. Thử tưởng tượng bạn của 80 tuổi và nghĩ lại những thời gian trước, liệu bạn có muốn mình tiếc nuối vì đã phí hoài vào những việc mình không thích làm? 

Delegate – Uỷ thác. Nếu so sánh với bể cá thực tế của bạn đời, của anh chị em trong gia đình, của đồng đội trong team, liệu bạn có thể ‘gửi gắm’ vài em cá trong bể của mình cho những người khác?

Bạn sẽ không giữ nổi bể cá trên tay nếu ôm quá nhiều việc.

Khi không san sẻ được công việc với người thân, bạn cũng có thể tìm cách ‘outsource’ nghĩa là dùng các dịch vụ có sẵn để đỡ tốn thời gian sức lực của bản thân. 

Control – Kiểm soát. Bản thân mình thì không phải là người nuôi cá nhưng khi mình thấy anh mình nuôi cá thì có những việc như thế này. 1 là khi mua cá bán rong ở ngoài đường, có nhiều con mang trong mình mầm bệnh dù bề ngoài trông vẫn rất xinh đẹp, tới khi thả nó vào bể chung với các con còn lại khiến các con cũ trong bể bị chết. 2 là khi mua cá theo gợi ý của người khác tới khi đem về nó không hợp các con cá còn lại gây ra chiến tranh giữa các con cá, kết quả thể nào cũng có con không trụ được trong bể. 2 vấn đề này cũng giống như khi chúng ta mất kiểm soát và ôm vào những việc có nguy cơ ảnh hưởng tới thời gian thực hiện những việc quan trọng. Có nhiều việc chúng ta không thích nhưng vẫn kêu ca rằng mình phải làm. Ngoại trừ những công việc mang lại giá trị như tới chỗ làm dù không thích nhưng cứ làm là có lương thì trong những việc ta đang kêu ca đó bạn có bao giờ nghĩ lỗi là do mình không chịu từ bỏ hay chưa?

Tips 3: Sắp xếp một cách có tổ chức

Sống ngăn nắp hơn, tạo các vị trí mặc định cho đồ đạc mà cả gia đình cùng biết để không ai lãng phí thời giờ tìm kiếm đồ đạc.

Sở hữu ít đồ đi: càng ít đồ thì càng bớt thời gian lau dọn, sắp xếp hay sửa chữa chúng.

Với tất cả những việc có thể tự động hoá được thì hãy để chúng tự xử lý. 

Sử dụng triệt để các công cụ như Google calendar, Google keeps hay Trello hay các công cụ đơn giản như lịch bàn hay sổ tay để giảm thiểu những dữ liệu cần phải ghi nhớ.

Kết nối các lịch cá nhân của các thành viên trong gia đình để có thời gian chung với cả gia đình và cũng để các thành viên dễ dàng san sẻ các nhiệm vụ. 

Tips 4: Đặt giới hạn

Nói KHÔNG thường xuyên hơn.

Làm ít đi! Ít việc thì có thêm thời gian đúng không nào? Bạn nhớ 3 loại cá lớn mình hỏi bạn phân chia lúc đầu chứ: Sự nghiệp – Các mối quan hệ và Bản thân. Hãy lên danh sách 3 việc phải làm mỗi tuần tương ứng với 3 nhóm công việc trên và lên lịch thực hiện chúng. Còn các việc khác, hãy từ từ mới để chúng vào to-do list nhé! Sắp tới mình sẽ đăng bài chia sẻ về Eisenhower’s Urgent/Important Principle – Nguyên tắc về quan trọng/khẩn cấp của Eisenhower, là một công cụ Quản lý thời gian rất phổ biến.

Đặt deadline để hoàn thành được nhiều việc và hạn chế các thời gian thừa.

Đây là 4 tips mình đã rút ra cho bản thân và thực hiện đã lâu. Hy vọng những lời khuyên này sẽ mang lại kết quả tốt cho quỹ thời gian của bạn. Nếu bạn có những tips hiệu quả hay những góp ý cho các chia sẻ của mình thì đừng quên để lại bình luận ở bên dưới nhé!